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マイナンバーとは?

マイナンバー制度は、日本に籍を置く全ての人と企業に
とってメリットがある制度です。
しかし企業の運用においては、今後備えなければいけない
環境やルール作りなど、複雑多岐にわたる対応をしておか
なければいけません。

私たち専門家は、多くの人や企業を支援していくことが使命だと考えています。
それと同時に私たち専門家自身も、多くの企業から預かるマイナンバーを確実に運用するために安全管理措置が求められています。
理想的な事務所環境をいかにして実現していくのかについても、私たち専門家にご相談ください。
多くの知識やノウハウで心配のないマイナンバーの運用をサポートさせていただきます。

政府のガイドラインに沿った安全管理措置

組織的安全管理措置
□組織体制の整備
□取扱規定に基づく運用
□取扱状況を確認する手段の整備
□取扱状況の把握および安全管理装置の見直し

人的安全管理装置
□事務取扱担当者の監督・教育

物理的安全管理装置
□特定の個人情報を取り扱う区域の管理
□電子媒体及び電子機器当の盗難防止
□個人情報の抹消、電子媒体の削除
□取扱状況を確認する手段の整備
□取扱状況の把握および安全管理装置の見直し

技術安全管理装置
□アクセス者の識別と認証、アクセス制限
□外部からの不正アクセス等の防止策
□情報漏洩等の防止
2016年1月より運用が始まったマイナンバー制度には、事業主に対する厳しい安全管理措置が義務付けられています。
弊事務所では、マイナンバー制度に関する就業規則、その他の諸規定の作成、担当者への教育、物理的安全管理措置のご相談を承っております。

マイナンバー制度への対応対策は、弊事務所にお気軽にご相談下さい!

マイナンバー対応方針

1. 社会保険労務士事務所の位置付け
クライアント事業所様から、従業員並びに従業員の被扶養者のマイナンバー情報の提供を受け、書類を作成する社会保険労務士事務所は、個人番号関係実施者として位置付けられます。

2. 個人番号関係事務実施者としての義務
個人番号関係事務実施者として「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用に関する法律」を遵守し、「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」に掲げられている基準
に従って業務を遂行します。

3. 委託社会保険労務士事務所としての義務
クライアント事業所様の労働社会保険事務代行者として、安全・迅速・正確な業務を行い、そのサービスをできるだけ安価でご提供いたします。

組織的・人的安全管理措置

1.特定個人情報管理責任者を所長とし、事務所内における特定個人情報の取扱いに関しての全責任を負うものとします。

2.事務所内において、特定個人情報の取扱について教育研修を行い、特定個人情報の適正な取り扱いを徹底します。

物理的・技術的安全管理措置

1.事務所内においては、特定個人情報を取扱う区域(取扱区域)を明確にし、職員以外の者の立入を禁止します。また、特定区域は、独立した専用の部屋で、壁と扉で仕切られています。

2.マイナンバーの保管は、必要最低限に限るものとし、紙ベースでの保管は一切行わず、全て厳重なセキュリティ対策の施されたシステム上でのみ管理することとします。

4. マイナンバーを取扱うPCに関しては、外部ネットワークとの接続箇所に強度なウィルス対策を施し、外部からの不正アクセスを遮断します。

5. マイナンバーを取扱うソフトウェアにおいては、特殊な暗号化技術を用いることで外部への流出を防ぐとともに、法定の保管期限を過ぎた書類のマイナンバーのデータは、自動的に削除され、不必
要なデータの保管を防止します。

6. 書面等により取得したマイナンバーに関しては、必要な情報を取得した後は、復元不可能な程度に裁断されるシュレッダーを用い、直ちに廃棄します。

7. マイナンバーの記載された書類の郵送による受け渡しにおいては、追跡確認が可能な簡易書留等を用います。

平成27年10月1日
田中せいこ社会保険労務士事務所
代表 田中 勢子

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